Najbardziej nowatorskie rozwiązania w firmach odnoszą się do obiegu dokumentów

Tradycją jest, że duża ilość firm stosuje papierowe dokumenty, faktury i inne istotne pisma. Tak było od zawsze i ciężko od wielu wymagać, żeby nagle się to zmieniło. Pomimo to zachodzą znaczne zmiany w każdym obszarze i już dzisiaj możemy zauważyć, jak wdrażane praktyki zarządzania dokumentami zapewniają rezultaty. Zamiast marnować wiele papieru, obciążać kolejne pomieszczenia papierami, a jednocześnie je zagubić stosowane są najnowsze praktyki, w jakich elektroniczny obieg faktur zdecydowanie wiedzie prym. Niestety, jeszcze wiele podmiotów stosuje dawne metody, a to sprawia wiele kłopotów.

W taki sposób, standardowy obieg dokumentów powoduje, iż dokumenty gubią się, bo po prostu są schowane w szufladzie lub są za długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy pojawić się tu i tam. To powinno ulec zmianie. Szczęśliwie jest nowoczesna metoda – elektroniczny obieg faktur – efematic.pl/rozwiazania metoda, by zaradzić temu. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się właśnie na wprowadzanie rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, na czym to polega? Faktury, które przychodzą do firmy są sortowane i skanowane.

Specjalistyczne oprogramowanie jest odpowiedzialne za odczytywanie danych z zeskanowanego dokumentu. Używana technologia do tego celu to OCR, czyli Optical Character Recognition (|tak zwane, optyczne rozpoznawanie znaków) a także ICR (Intelligent Character Recognition (czyli, inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan dokumentu oraz dane, zapewniając także na manualną

zmianę danych. Funkcjonalność działającego z automatu przetwarzania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie może przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury razem z danymi może zostać przekazany bezzwłocznie do systemu finansowo-księgowego, na przykład jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do elektronicznego obiegu. Jakie korzyści przynosi to rozwiązanie? Najważniejsze są oszczędności.

Pierwsze oszczędności są realne w firmach zdobywających od pięciu tysięcy faktur wzwyż na rok. Taka wymiana obiegu papierowego na elektroniczny gwarantuje zysk dla każdego działu uczestniczącym w tym procesie. Najbardziej istotne sprawy to z pewnością skrócenie czasu czy zredukowanie kosztów obsługi faktur.