Czy w małych firmach będzie się opłacało uruchomienie systemu zarządzającego elektronicznym obiegiem dokumentów.

Czy w małych firmach będzie się opłacało uruchomienie systemu zarządzającego elektronicznym obiegiem dokumentów.

Czy w małych firmach będzie się opłacało uruchomienie systemu zarządzającego elektronicznym obiegiem dokumentów.
W wielu firmach można niekiedy zobaczyć sytuację, gdy ktoś gorączkowo poszukuje jakiegoś papieru chodząc od jednego do drugiego pokoju. I będzie dobrze, jeśli tego typu dokument w pewnej chwili się znajdzie, bo niekiedy bywa też i tak, że całkowicie zaginie.

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com

Sytuacja tego typu wiąże się ze stratą cennego czasu nawet paru pracowników i niepotrzebnym zamieszaniem, dlatego też można pomyśleć o tym, żeby w jakiś sposób usprawnić wszystko. Bardzo dobrze będą się do tego nadawać specjalistyczne programy do obiegu dokumentów w firmie, z powodu swoich zalet są one coraz bardziej popularne wśród właścicieli firm. I pomimo tego, co wielu osobom może się wydawać, bardzo dobrze będą się sprawdzać nie tylko w większych firmach mających wiele działów, ale również w mniejszych. Spora część właścicieli obawia się nieco uruchamiania tego typu oprogramowania, gdyż twierdzą że będzie ono zbyt kosztowne. Lecz bez żadnego problemu da się znaleźć programy, których wdrożenie wcale nie jest tak kosztowne, a korzyści jakiesię uzyska z uruchomienia takiego rozwiązania w krótkim czasie zamortyzują nakłady, które się poniesie – sprawdź tutaj.

Programy do zarządzania obiegiem dokumentów pracują na ich cyfrowych kopiach, niezbędne więc będzie miejsce, w których będzie wykonywane skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, jakie przychodzą do firmy.

faktury do skanowania

Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com

Przeważnie jet do tego wyznaczonych paru członków załogi, których zadaniem będzie właśnie wprowadzanie danych do systemu. Programy posiadają najczęściej bardzo szerokie możliwości jeśli chodzi o konfigurację i mogą pozwolić na bardzo elastyczne wyznaczenie zarówno możliwych do wykonania na dokumencie procesów, ale także uprawnień poszczególnych użytkowników. Dzięki temu, że wszystko można skonfigurować na poziomie wdrożenia, to dzięki temu ma się pewność, że pracownicy dostaną dostęp jedynie do tych informacji, jakie im się udzieli. Jednocześnie bardzo proste będzie prowadzenie kontroli, kiedy i w jakim celu ktoś pracował na dokumencie, a także wyłapywać wszystkie błędy i zaniedbania popełnione przez załogę w czasie pracy.

admin

Comments are closed.