Plusy jakie płyną z wdrożenia komputerowej rejestracji wszystkich dokumentów w firmie.

W niejednej firmie z pewnością często można spotkać obrazek, gdy ktoś chodzi pomiędzy pokojami i szuka jakiegoś dokumentu. Często takie szukanie trwa kilka godzin, angażując przy okazji pracowników różnych działów, i wszystko skończy się szczęśliwie, jeśli dany dokument zostanie znaleziony.

faktury
Autor: Savoir-faire Linux
Źródło: http://www.flickr.com
Czasami jednak może on zaginąć tak skutecznie, że nie się go nie znajdzie, i wtedy uruchamiana jest cała procedura dostarczenia duplikatu, co zajmuje kolejne cenne godziny. Można jednak takich sytuacji uniknąć kupując zaawansowane oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami. Programy takie są coraz popularniejsze, chociaż w dalszym ciągu wielu przedsiębiorców nie jest do nich przekonanych. Dotyczy to szczególnie właścicieli niedużych firm, którzy twierdzą, że koszt kupna systemu i wdrożenia będzie na tyle wysoki, że nie specjalnie będzie im się taka inwestycja opłacała. Jednak wygląda to zupełnie inaczej - sprawdź, nawet najmniejsze firmy zajdą na rynku programy, jakie z powodzeniem będą mogły wdrożyć u siebie niedużym kosztem.



Programy do elektronicznego obiegu dokumentów przede wszystkim ma na celu ułatwienie przepływu informacji między różnymi działami. Z reguły ma ono bardzo duże możliwości konfiguracyjne, dzięki czemu da się bardzo dokładnie wyznaczyć, co , kiedy i przez jakich pracowników da się z dokumentem coś zrobić. Niezwykle przydaje się także logowanie wszystkich czynności, dzięki czemu w razie jakiegoś problemu prosto będzie dojść, kto i kiedy coś popsuł albo nie przypilnował swoich obowiązków.

faktury
Autor: César Santiago Molina
Źródło: http://www.flickr.com
Podstawą w całym procesie jest skanowanie faktur i pozostałych dokumentów pojawiających się w firmie. Przeważnie takie obowiązki są przekazywane jednemu lub kilku pracownikom, którzy wszystkie dokumenty będą wprowadzać do systemu, równocześnie go szczegółowo opisując. I w tej właśnie chwili objawia się ogromna zaleta takich programów, bo wszystkie dalsze działania mogą być już wykonywane tylko na elektronicznej kopii. Dzięki temu wszyscy uprawnieni do tego pracownicy będą mieli do niej dostęp tak naprawdę od momentu rejestracji.